Van to do naar done

30 jul 2015

Duizelt het in je hoofd van de dingen die je nog moet doen? Zet ze op een rijtje en stel prioriteiten.

Getting Things Done (GTD)

David Allen, auteur van de bestseller Getting Things Done ontwikkelde een methode om in vijf stappen naar een rustiger leven te gaan en zo efficiënt mogelijk met je tijd om te gaan. Met deze methode kan je zo ver gaan als je wil en je hele leven op orde krijgen. Allen licht voor ons de 5 stappen toe.

Stap 1: Maak een inventaris

Waar ben je op dit moment mee bezig en wat trekt je aandacht? “Schrijf het op en beperk je niet tot je werk, maar sta ook stil bij de andere aspecten van je leven.” Als ik vijf minuten krijg om mijn persoonlijke lijst van aandachtspunten te maken, eindig ik met 31 items. Van dit stuk schrijven over vakantie plannen en balkonplanten verpotten tot gezonder leven. Het is confronterend hoeveel er op zo’n korte tijd door je hoofd spookt en ik mag er niet aan denken hoe lang die lijst zal worden als ik, zoals Allen aanraadt, eens een uur of twee, drie ga zitten om mijn hele leven te inventariseren.

Stap 2: Schep duidelijkheid

Neem als voorbeeld een e-mail met een vraag. Zoek uit: wat is dit en kan ik hier op dit moment iets mee? Is het antwoord nee, dan zijn er drie mogelijkheden. Je gooit de mail weg omdat je er totaal niks mee kunt. Of je klasseert hem, bijvoorbeeld omdat er belangrijke informatie in staat (een vriendin laat weten dat haar zus een B&B geopend heeft). Of je laat hem incuberen, omdat je er later misschien iets mee kunt doen (je partner vraagt of je al over de volgende skivakantie hebt nagedacht). Is het antwoord ja, en kun je wél iets met de mail, dan zijn er weer drie mogelijkheden. Kan het meteen opgelost worden, doe dat dan. Als een vriendin vraagt hoe laat je straks langskomt, antwoord dan, noteer de afspraak. Kun je er zelf niets mee, maar weet je wie dat wel kan – als de school wil weten of je partner kan komen helpen op het schoolfeest – stuur de mail dan door naar de juiste persoon. Kun je er binnenkort iets mee – een rekening die pas tegen de 22ste betaald moet zijn – parkeer het dan. Ongeveer de helft van mijn inventaris verdwijnt bij deze oefening prompt, omdat ik er alleen niet aan kan beginnen of omdat het te vroeg of te groot is. Oef.

Stap 3: Onderneem concrete stappen

Nu je weet wat je bezighoudt en waar je ook echt iets mee kunt, ga je nog een stap verder. “Concrete stappen dienen zich niet zomaar aan, nu moet je gaan nadenken”, stelt Allen. Hij stelt voor om je lijst nu te organiseren. Definieer eerst je projecten. Stuk schrijven, vakantie plannen, verjaardag vader. Ga dan kijken wat de concrete volgende stappen zijn. Bij stuk schrijven is dat: boek lezen, interviewbandje uittikken, structuur bedenken en schrijven. Plan dan je agenda, met de nodige gaten voor de onvermijdelijke onverwachte dingen, en denk ook aan een parkeerplaats voor dingen waar je nog niet aan kunt beginnen. Nu heb je een concreet actieplan. “Door die grote brokken in kleine stukjes op te breken, gaat alles een stuk makkelijker”, stelt Allen. “En vooral, met minder nadenken en piekeren.”

Stap 4: Stel prioriteiten

“Vaak pakken we eerst aan wat het sterkst onze aandacht trekt”, legt Allen uit. “Een pijnlijke tand, een rekening die te laat is, noem maar op. Maar zo verliezen we het grote geheel uit het oog. Onze algemene gezondheid, onze financiële toekomst. Dit is het moment om te beslissen wanneer je een boom gaat knuffelen en wanneer je aan bosbeheer gaat doen. Je moet voor allebei tijd en ruimte maken.”